บทที่8

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM)              การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ

1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม 2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

นพ.วิจารณ์ พานิช ได้ให้ความหมายของคำว่า “การจัดการความรู้” ไว้ คือ สำหรับนักปฏิบัติ การจัดการความรู้คือ เครื่องมือ เพื่อการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการไปพร้อมๆ กัน ได้แก่ 1. บรรลุเป้าหมายของงาน 2. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน 3. บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และ 4. บรรลุความเป็นชุมชน เป็นหมู่คณะ ความเอื้ออาทรระหว่างกันในที่ทำงาน   กล่าวโดยสรุปได้ว่า การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) หมายถึง การรวบรวมความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร ซึ่งมีอยู่ในตัวบุคลากร หรือ เอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ  เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ พัฒนาตนเอง รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพัฒนาองค์กรให้มีศักยภาพได้อย่างยั่งยืนต่อไป          ความรู้อาจแบ่งใหญ่ ๆ ได้ 2 ประเภท คือ          1. ความรู้เด่นชัด/ความรู้เชิงทฤษฎี (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถอธิบายหรือเขียนออกมาได้โดยง่าย การแก้ปัญหา คู่มือ และฐานข้อมูล  เช่น เอกสาร ตำรา คู่มือปฏิบัติงาน  เป็นต้น          2. ความรู้ซ่อนเร้น (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวคน เป็นประสบการณ์และความสามารถส่วนตัว เป็นภูมิปัญญา พรสวรรค์ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ เป็นต้น เป็นความรู้ที่จะทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน           การจัดการความรู้เป็นการดำเนินการอย่างน้อย 6 ประการต่อความรู้ ได้แก่           (1) การกำหนดความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของกลุ่มหรือองค์กร           (2) การเสาะหาความรู้ที่ต้องการ           (3) การปรับปรุง ดัดแปลง หรือสร้างความรู้บางส่วน ให้เหมาะต่อการใช้งานของตน           (4) การประยุกต์ใช้ความรู้ในกิจการงานของตน           (5) การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด “ขุมความรู้” ออกมาบันทึกไว้           (6) การจดบันทึก “ขุมความรู้” และ “แก่นความรู้” สำหรับไว้ใช้งาน และปรับปรุงเป็นชุดความรู้ที่ครบถ้วน ลุ่มลึกและเชื่อมโยงมากขึ้น เหมาะต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น         “โมเดลปลาทู”   เป็นโมเดลของสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ที่เปรียบการจัดการความรู้เหมือนกับปลาทูหนึ่งตัวที่มี 3 ส่วนคือ           1)  ส่วน “หัวปลา”  เป็นส่วนของการกำหนดเป้าหมาย/ทิศทาง (Knowledge Vision: KV ) หมายถึง ส่วนที่เป็นวิสัยทัศน์ หรือทิศทางของการจัดการความรู้และ KV จะต้องมีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรก่อนลงมือทำ KM องค์กรจะต้อง             - กำหนดเป้าหมายของการทำ KM             - ความคิดเห็นร่วมกันของคนในองค์กร             - สร้างความเข้าใจในประโยชน์ที่จะได้รับ               2) ส่วน “ตัวปลา”  ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ เป็นส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing: KS) หมายถึง ส่วนของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Shear and Learn) ต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กร ให้บุคลากรแบ่งปันความรู้ซึ่งกันและกัน            3) ส่วน “หางปลา” เป็นส่วนของการจัดเก็บความรู้/ ขุมความรู้ (Knowledge  Assets: KA) หมายถึง องค์ความรู้ที่องค์กรได้เก็บสะสมรวบรวมไว้เป็นคลังความรู้ ซึ่งมาจาก 2 ส่วน คือ                  (1) ความรู้เด่นชัด/ความรู้เชิงทฤษฎี (Explicit Knowledge)                  (2)  ความรู้ซ่อนเร้น/ความรู้ที่อยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) ซึ่งองค์กรอาจดำเนินการโดย การทำให้ความรู้อยู่ในรูปแบบที่ค้นได้ เช่น บันทึกเป็นตัวอักษร จัดเก็บในรูปแบบเอกสาร หรือ โดยระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีการสรุปประเด็นสาระสำคัญ และการอ้างอิง คนสำคัญของการจัดการความรู้  -  “คุณเอื้อ”              เป็นผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่จัดการความรู้ขององค์กร  -  “คุณอำนวย”        เชื่อมโยงคน สร้างความสัมพันธ์ต่อกัน -  “คุณกิจ”               ผู้ที่รับผิดชอบตามหน้าที่ของตน  -  “คุณลิขิต”             ผู้ทำหน้าที่จดบันทึก สกัดองค์ความรู้  -  “คุณวิศาสตร์”      ออกแบบระบบไอที        “คุณเอื้อ” ในชื่อเต็มคือ “คุณเอื้อระบบ” (Chief Knowledge Officer: CKO) เป็นผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่ทำหน้าที่จัดการระบบของการจัดการความรู้ขององค์กร โดยสรุปหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของ “คุณเอื้อ” คือ (1) ทำให้การจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานตามปกติขององค์กร (2) ทำให้มีการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้เป็นวัฒนธรรมแนวราบ เปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้เป็น “ผู้นำ” ในการพัฒนาวิธีทำงานในหน้าที่ของตน และนำประสบการณ์มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเพื่อนร่วมงาน สร้างวัฒนธรรมของการเอื้ออาทรและแบ่งปัน (Care & Share) ความรู้ และ (3) หากุศโลบายทำให้ความสำเร็จของการจัดการความรู้ในบางหน่วยงานขององค์กร “ระบาด” ไปยังส่วนอื่น ๆ ขององค์กร         “คุณอำนวย”  (Knowledge Facilitator หรือ Knowledge Broker) หน้าที่หลักคือ ส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และอำนวยความสะดวกต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ทั้งในเชิงกิจกรรม เชิงระบบ และเชิงวัฒนธรรม ยึดแนวทางการเข้าไปเป็นผู้กระตุ้นส่งเสริม อำนวยความสะดวก โดยปล่อยให้ผู้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ดำเนินการเองอย่างเป็นอิสระ ผู้อำนวยความสะดวกไม่เข้าไปกำหนดในลักษณะของการควบคุมสั่งการ        “คุณกิจ” (Knowledge Practitioner) คือ ผู้ดำเนินกิจกรรมจัดการความรู้ประมาณร้อยละ 90 ของทั้งหมด ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ว่า “คุณกิจ” คือผู้จัดการความรู้ตัวจริง เป็นเจ้าหน้าที่ระดับหน้างานที่รับผิดชอบงานตามหน้าที่ของตน ที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานแต่รวมตัวกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Sharing) ประสบการณ์จากการปฏิบัติงาน หาก “คุณกิจ” จากต่างหน่วยงานรวมตัวกันเป็นกลุ่ม แลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีทำงาน หรือความรู้เพื่อการปฏิบัติเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยเรียกวง หรือก๊วน หรือชมรม ซึ่งเหล่านี้ในภาษาของการจัดการความรู้เรียกว่า ชุมชนแนวปฏิบัติ (Community of Practice: CoP)        “คุณลิขิต” (Note Taker) คือ ผู้ทำหน้าที่จดบันทึกในกิจกรรมจัดการความรู้ สิ่งที่ “คุณลิขิต” จดบันทึก ได้แก่ เรื่องเล่าจากกิจกรรม “เรื่องเล่าเร้าพลัง” (Storytelling) “ขุมความรู้” (Knowledge Assets) เพื่อการบรรลุเป้าหมายงานแต่ละชิ้น หรือแต่ละกิจกรรม จากเรื่องเล่า และจากกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้รูปแบบต่าง ๆ ในงานประจำ “แก่นความรู้” (Core Competence) เพื่อการบรรลุผลสัมฤทธิ์ของงานแต่ละชิ้นหรือแต่ละกิจกรรม บันทึกการประชุมตามที่ตกลงกัน บันทึกอื่น ๆ เพื่อให้การดำเนินการจัดการความรู้มีความต่อเนื่อง การจดบันทึกอาจเป็นการจดในกระดาษ บันทึกในรูป electronic file ให้ค้นหาได้ในอินทราเน็ตของกลุ่ม หรือบันทึกลงในเว็บบล็อก ให้สมาชิกกลุ่มเข้าค้นหาได้ทางอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต ก็ได้ “คุณวิศาสตร์” (IT Wizard) คือ ผู้ที่ออกแบบและจัดดำเนินการระบบไอทีให้เหมาะสมแก่การจัดการความรู้ขององค์กร “คุณวิศาสตร์” อาจทำงานเป็นทีมหรือทำงานเดี่ยวคนเดียวก็ได้ เป็นผู้ช่วยให้ระบบการจัดการความรู้มีระบบ ไอที ที่เหมาะสมไว้ใช้งาน และช่วยให้ระบบไอทีมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมต่อการใช้งานอยู่เสมอ การเรียนรู้และยกระดับความรู้แบบทวีคูณ  . กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) การดำเนินงานจัดการความรู้ในองค์กร  สามารถจำแนกออกเป็น 7 ขั้นตอนดังนี้ ที่มา ขั้นตอน (Process) คำอธิบาย เราต้องมีความรู้เรื่องอะไร?เรามีความรู้เรื่องนั้นหรือยัง? 1. การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) เป็นการพิจารณาองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อการบรรลุวิสัยทัศน์/พันธกิจ/เป้าหมายขององค์กร และพิจารณาว่าองค์กรมีองค์ความรู้นี้หรือยัง อยู่ในรูปแบบใด หรืออยู่ที่บุคคลใด ความรู้อยู่ที่ใคร?อยู่ในรูปแบบอะไร?จะเอามาเก็บรวมกันได้อย่างไร? 2. การสร้างและแสวงหาความรู้(Knowledge Creation and Acquisition) เป็นการสร้างองค์ความรู้ใหม่ หรือแสวงหาความรู้จากภายนอก หากองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อองค์กรนั้นยังไม่มีหรือมีไม่เพียงพอ  รวมถึงการรักษาความรู้เก่า และการกำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว จะแบ่งประเภทหัวข้ออย่างไร? 3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ(Knowledge Organization) เป็นการวางโครงสร้างความรู้  เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต จะทำให้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์ได้อย่างไร? 4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้(Knowledge Codification and Refinement) เป็นการปรับปรุงรูปแบบ เนื้อหาเอกสารหรือองค์ความรู้ให้เป็นสมบูรณ์ มีมาตรฐาน และใช้ภาษาเดียวกัน เรานำความรู้มาใช้งานได้ง่ายหรือไม่? 5. การเข้าถึงความรู้ (Knowlegde Access) เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้สามารถเข้าถึงองค์ความรู้ที่ต้องการได้ง่ายสะดวก โดยอาจใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), Web board หรือบอร์ดประชาสัมพันธ์มาช่วยเพื่ออำนวยความสะดวก มีการแบ่งบันความรู้ให้กันหรือไม่? 6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนเรียนรู้(Knowledge Sharing) ทำได้หลายวิธีการ กรณีเป็นความรู้ที่ชัดแจ้งอาจจัดทำเป็น เอกสาร, ฐานความรู้, หรือเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นต้น กรณีเป็นความรู้ที่ฝังลึกในบุคคล อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน (Cross-functional Team), กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม(Innovation & Quality Circles : IQCs), ชุมชนแห่งการเรียนรู้ หรือ ชุมชนนักปฏิบัติ (Communities of Practice : CoP), ระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System), การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation), การยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน, หรือเวทีแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Forum)  เป็นต้น ความรู้นั้นทำให้เกิดประโยชน์กับองค์กรหรือไม่? 7. การเรียนรู้ (Learning) เป็นการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ  แก้ปัญหาและปรับปรุงองค์กร 1.3 ปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จ (Key Success Factors) ของการจัดการความรู้ จากการสัมมนาเพื่อพัฒนาการสร้างเครือข่ายองค์กรการเรียนรู้ เพื่อการพัฒนาคุณภาพมาตรฐานการศึกษา(Mini UKM) ครั้งที่ 5 (19-21 มีนาคม 2553) ณ อาราญาน่า ภูพิมานรีสอร์ท อ.ปากช่อง จ.นครราชสีมา ได้สรุปปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จ (Key Success Factors) ของการจัดการความรู้ ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากประสบการณ์ของหน่วยงานต่างๆ ซึ่งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับบริบทของหน่วยงานตนเองได้ดังต่อไปนี้ ผู้บริหาร :  การจัดการความรู้ในองค์กร ผู้บริหารควรมีบทบาทหน้าที่ในการกำหนดนโยบาย สนันสนุน และมีส่วนร่วมในการจัดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ เช่น  กิจกรรมระดมสมองผู้บริหาร  หรือการประชุมจัดทำแผนยุทธศาสตร์ จิตอาสา :  การดำเนินการจัดการความรู้ในองค์กร  องค์กรควรส่งเสริมและพัฒนาการทำงานแบบจิตอาสาโดย เปิดโอกาสให้บุคลากรที่มีความตั้งใจและสนใจในการการพัฒนาองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ เข้ามามีบทบาทในการดำเนินงานจัดการความรู้ สร้างทีมขับเคลื่อน :  เพื่อให้การดำเนินการจัดการความรู้ในองค์กร มีการขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างต่อเนื่อง  องค์กรควรจัดกิจกรรมฝึกอบรม เพื่อปูพื้นฐานการจัดการความรู้ในองค์กรและพัฒนาบุคลากรให้เป็นผู้ที่สามารถดำเนินการการจัดการความรู้ได้  เช่น การอบรมบุคลากรเพื่อทำหน้าที่เป็น คุณอำนวย (Knowledge Facilitator)  คอยอำนวยความสะดวกและกระตุ้นการดำเนินการจัดการความรู้ เป็นต้น ซึ่งจะทำให้องค์กรเกิดการก้าวกระโดดจนถึงระดับการนำองค์กรไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ได้ กระบวนการคุณภาพ PDCA (Plan Do Check Act) :  เพื่อให้การดำเนินการจัดการความรู้ในองค์กรเกิดการดำเนินการอย่างต่อเนื่องและพัฒนาอย่างมีคุณภาพ  ควรทำหลักการ PDCA  (Plan Do Check Act) มาใช้ในการดำเนินการกิจกรรมต่างๆ ของการจัดการความรู้ในองค์กร  เริ่มตั้งแต่มีกระบวนการวางแผนการจัดการความรู้  มีการปฏิบัติการตามแผน มีการนำองค์ความรู้สู่การปฏิบัติ  มีการวิเคราะห์ปรับปรุงการดำเนินงาน  มีคณะทำงานติดตามอย่างจริงจัง  มีการรายงานต่อผู้บริหารและบุคลากรทุกระดับอย่างทั่วถึง  และมีคณะกรรมการประสานงาน เพื่อแก้ไขปัญหา การเปิดหู เปิดตาบุคลากรในองค์กร : เพื่อสร้างความเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดการความรู้ในองค์กรของบุคลากรในองค์กร ซึ่งอาจดำเนินการได้หลายรูปแบบ เช่น  การจัดกิจกรรมการประชุมชี้แจงแก่บุคลากร เป็นต้น การเปิดใจยอมรับ :   เพื่อให้บุคลากรเปิดใจยอมรับการดำเนินการจัดการความรู้ในองค์กร และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  องค์กรอาจดำเนินการได้โดย  การทำกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์  การสอดแทรกกิจกรรมการยอมรับความคิดเห็นซึ่งกันและกัน เช่น Before Action Review (BAR) และ After Action Review (AAR) เป็นต้น การมีส่วนร่วม : เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมในการจัดการความรู้จากหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร และหน่วยงานภายนอก  องค์กรควรจัดกิจกรรมเปิดโอกาสให้หน่วยงานที่สนใจเข้ามาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้  รวมทั้งเปิดรับฟังความคิดเห็น การสร้างบรรยากาศ : การดำเนินการกิจกรรมการจัดการความรู้  ควรมีการสร้างบรรยากาศที่เหมาะสมต่อกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การยอมรับความคิดเห็นของบุคลากร  ซึ่งอาจทำได้ในรูปแบบต่างๆ เช่น  กิจกรรมสภากาแฟ  การเปลี่ยนสถานที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้  การทำเทคนิค Edutainment มาใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือการเสริมสร้างบรรยากาศใหม่ให้เร้าใจ เป็นต้น การจัดให้มีเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ : ในการจัดการความรู้  องค์กรควรส่งเสริม สนับสนุนให้เกิดเวทีแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Forum)  เพื่อสกัดขุมความรู้ออกมาจากกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และบันทึกไว้ใช้งานต่อ  และเกิดการตื่นตัวในการเรียนรู้  ซึ่งสามารถดำเนินการได้หลายรูปแบบ เช่น  ชุมชนแห่งการเรียนรู้หรือ ชุมชนนักปฏิบัติ (Communities of Practice : CoP)  การเล่าเรื่องแบบ SST ( Success Story Telling )  กระบวนการสุนทรียสนทนา (Dialogue) หรือ กระบวนการสภากาแฟโลก (World Café) เป็นต้น การให้รางวัล  ยกย่องชมเชย :    เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร, แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว, บูรณาการกับระบบที่มีอยู่, ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา  การให้รางวัล  ยกย่องชมเชย อาจทำได้โดย การประเมินผลพนักงาน  การประกวดเรื่องเล่าเร้าพลัง  การประกวด CoP ดีเด่น  การมอบโล่ร่างวัลหรือเกียรติบัตร หรือจัดให้มีเงินรางวัลพิเศษ  เป็นต้น การจัดเอกสารประกันคุณภาพ (QA Document) : เพื่อให้การดำเนินงานการจัดการความรู้ในองค์กร สามารถตรวจสอบและประกันคุณภาพได้  องค์กรควรเก็บรวมรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ เช่น จดหมายเวียน ประกาศใช้ แผนดำเนินงาน การถอดบทเรียน  คู่มือการจัดการความรู้  การจัดเก็บเอกสารที่เป็นคลังความรู้  ทั้งนี้อาจใช้ ซอฟท์แวร์มาช่วยในการบริหารจัดการ การสื่อสารภายในองค์กร :  เพื่อให้บุคลากรในองค์กรทุกคน ทุกระดับสามารถติดตามข้อมูลข่าวสาร การดำเนินการจัดการความรู้ในหน่วยงานได้อย่างต่อเนื่อง  ควรทำการสื่อสารกับบุคลากร ซึ่งอาจดำเนินการได้โดย  การจัดทำวารสาร/จุลสารการจัดการความรู้  การจัดทำเว็บไซต์การจัดการความรู้  การจัดทำบันทึกบทความของตนเอง (Personal Journal) ลงบนเว็บไซต์ หรือ web blog ซึ่งมีเครื่องมือหรือซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการเขียน Blog ได้มากมาย เช่น WordPress หรือ Movable Type เป็นต้น เอกสารอ้างอิง คู่มือการจัดทำแผนการจัดการความรู้ พ.ศ. 2549  โครงการพัฒนาส่วนราชการให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และการจัดการความรู้ในส่วนราชการ  โดยสำนักงาน ก.พ.ร. และสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ การจัดการความรู้กับการบริหารราชการแนวใหม่ โดย ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช  สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม